POLÍTICA
CANAL DE DENUNCIA
Procedimiento de gestión de denuncias
OBJETIVO
El objetivo principal del Canal Denuncia es prevenir incumplimientos e irregularidades relacionadas con los principios y valores reconocidos en el Código de Conducta de la Fundación y desarrollados en la normativa de la cual deriva, así como corregir los incumplimientos e irregularidades ya detectadas, posibilitando la imposición de sanciones a los autores de las conductas infractoras sin perjuicio de las ulteriores responsabilidades civiles, administrativas o penales que se puedan derivar. Por ello, se garantiza que todas aquellas personas físicas o jurídicas que tienen relación con Arrels Fundació, podrán comunicar a la Fundación, confidencialmente y sin riesgo de padecer represalias, siempre que lo hagan de buena fe, aquellos incumplimientos e irregularidades de los que tengan conocimiento, así como cualquier otro ilícito o riesgo de producción de un ilícito que pueda afectar negativamente a Arrels Fundació en la prestación de sus servicios.
FUNCIONAMIENTO
¿Quién lo gestiona?
El Canal de Denuncia está gestionado por un Comité de Seguimiento formado por el responsable del cumplimiento normativo, el director de la entidad y el presidente de la misma con el soporte de profesionales externos. Ellos son los encargados de la tramitación y resolución de las denuncias.
¿Cómo se pueden hacer llegar las denuncias?
- Para hacer llegar las denuncias hay que enviar un correo electrónico a denuncia@arrelsfundacio.org en el que, además de relatar los hechos que se quieren denunciar, se podrá adjuntar toda la documentación justificativa que se considere pertinente.
- Las denuncias también se podrán comunicar personalmente al jefe del departamento, al director de la entidad o al responsable del cumplimiento normativo. Este último será quien procederá a levantar un acta con el relato de los hechos que podrá ser firmada por la persona denunciante y que incluirá, en su caso, una relación de la documentación aportada.
¿Cómo tienen que ser estas denuncias?
Las denuncias no se podrán hacer de forma anónima. Es necesaria la identificación del denunciante, con nombre y apellidos y, como mínimo, un medio de contacto. Arrels Fundació garantiza que no tomará medidas disciplinarias, ni acciones legales, contra la persona que formule una denuncia de buena fe.
Además, la identidad de la persona que formula la denuncia tendrá la consideración de información confidencial y no podrá ser comunicada sin su consentimiento, con las únicas excepciones previstas por la ley y cuando resulte imprescindible para poder investigar los hechos que han motivado la denuncia.
¿Se informará a la persona denunciada que existe una denuncia en su contra?
Sí. Se comunicará al denunciado la existencia de una denuncia en su contra, así como el contenido de la misma. En todos los casos se garantizará el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas objeto de las denuncias.
La investigación y comprobación de los hechos denunciados se llevarán a cabo con objetividad, imparcialidad y con la máxima discreción y reserva posibles.
En caso de conflicto de intereses con el responsable del cumplimiento normativo o con algún miembro del Comité de Seguimiento, éste deberá notificarlo de inmediato al resto del Comité, que, de considerarlo oportuno, nombrará a otra persona para que pueda llevar a cabo la investigación correspondiente.
¿Cuál es el procedimiento una vez recibida la denuncia?
Una vez se recibe la denuncia, el responsable del cumplimiento normativo le asignará un código y se recogerá en un acta la fecha de recepción, la información contenida y la fecha de resolución, así como todas las actuaciones realizadas para llegar a una conclusión.
El responsable del cumplimiento normativo se encargará de tramitar todas las denuncias recibidas. Una vez revisada la denuncia y, en su caso, la documentación que la acompaña, solo se procederá a archivar la misma, sin una investigación ulterior, cuando los hechos que se atribuyan sean manifiestamente infundados o no sean, de forma clara, constitutivos de ningún incumplimiento, irregularidad o ilícito que afecte a Arrels. En el resto de casos se procederá a la instrucción de la denuncia y, a tal efecto, el responsable del cumplimiento normativo:
- Se entrevistará con la persona que ha presentado la denuncia.
- Se entrevistará con los posibles testimonios.
- Se entrevistará con la persona denunciada.
- Recibirá las pruebas que la persona denunciada o denunciante estime conveniente aportar.
- Obtendrá otras pruebas por cualquier otro medio que de forma razonable y legal pueda utilizar.
La instrucción se realizará lo antes posible y, en cualquier caso, en un plazo de 30 días naturales.
Finalmente, el responsable del cumplimiento normativo emitirá un informe de instrucción que: incluirá los hechos, las manifestaciones de las entrevistas, las conclusiones y una propuesta de resolución, que pondrá en conocimiento de la dirección de la entidad, de la persona denunciada y de la persona que ha hecho la denuncia.
La propuesta de resolución será fundamentada y justificada e incluirá, si corresponde, una propuesta de medidas disciplinarias o sanciones que, en cualquier caso, deberán ser siempre adecuadas y proporcionales al incumplimiento o irregularidad detectada. En caso que se aprecie la constitución de un delito se pondrá en conocimiento de las autoridades.
¿Qué pasa si se comunica una denuncia falsa?
Cuando existan indicios que hagan sospechar que se ha presentado una denuncia de mala fe, Arrels se reserva el derecho de adoptar las medidas disciplinarias y legales pertinentes respecto a la persona que ha formulado la denuncia.
Queda totalmente prohibido tomar represalias con cualquier empleado que haya formulado una denuncia. La prohibición de las represalias no impedirá la adopción de medidas disciplinarias cuando se detecte que la denuncia es falsa y se ha formulado con mala fe.